Como organizar a agenda com mais de um barbeiro

Pra organizar a agenda com mais de um barbeiro, cada barbeiro precisa ter a própria grade de horários, os próprios serviços e as próprias folgas, e o cliente precisa conseguir escolher com quem quer cortar. O resto é regra de quem mexe em qual agenda. Este post mostra como montar isso, do caderno ao sistema.

Por que uma agenda só não serve pra dois ou mais barbeiros?

Com um barbeiro, a agenda é uma lista de horários. Com dois ou mais, vira uma tabela: cada cadeira tem a sua coluna. Se tudo cai numa lista só, aparecem os mesmos problemas toda semana: dois clientes no mesmo horário com o mesmo barbeiro, cliente que chega e o barbeiro dele está de folga, horário livre que ninguém vê porque está misturado com os ocupados.

A regra de ouro é simples: o horário pertence ao barbeiro, não à barbearia. Ocupado ou livre tem que ser visto por barbeiro.

Como definir horário e serviço de cada barbeiro?

Cada barbeiro tem o próprio expediente e faz os próprios serviços. Um corta e faz barba, o outro só corta. Um entra às 9h, o outro às 13h. Anote isso por barbeiro antes de abrir a agenda:

• Dias e horário de trabalho de cada um.
• Quais serviços ele faz e quanto tempo leva em cada um.
• Intervalo de almoço, se for diferente do dos outros.

Exemplo hipotético, não é dado de cliente: três barbeiros, só um faz barba. O cliente que quer barba só deve ver os horários desse barbeiro. Se a agenda mostrar os três, alguém vai marcar um serviço que o barbeiro escolhido não faz, e você descobre na hora do atendimento.

O cliente pode escolher com quem cortar?

Pode, e vale deixar. Muito cliente tem o barbeiro dele. Se você manda todo mundo pra primeira vaga livre, quem tem preferência vai pedir pelo WhatsApp, e a conversa que você queria evitar volta. No agendamento online do barbearia.app, o cliente escolhe o barbeiro, o serviço e um horário livre, e só informa nome e WhatsApp.

Pra quem trabalha com cadeiras cheias, o link também resolve a conversa da noite. Como colocar o link onde o cliente vê está em link de agendamento no Instagram.

Como lidar com folga e falta de um barbeiro?

Folga de um barbeiro não pode fechar a barbearia inteira. O dia tem que sumir só da coluna dele. Já feriado fecha todo mundo. Se o barbeiro avisar uma folga e já houver cliente marcado, o certo é remarcar com antecedência, por mensagem, e não deixar o cliente descobrir na porta.

No sistema, você fecha folga e feriado pra equipe toda ou só pra um barbeiro, e o painel avisa se já tem cliente marcado naquele dia. No caderno, o cuidado é o mesmo: olhe as folgas da semana antes de confirmar qualquer horário.

Quem mexe em qual agenda?

Duas pessoas anotando na mesma agenda é a receita pra horário duplicado. Defina quem escreve onde. O jeito mais seguro é cada barbeiro ver e mexer só no próprio horário, e o dono ver a barbearia inteira. Cliente marca pelo link, e ninguém precisa anotar pra ninguém.

É o desenho do barbearia.app: o barbeiro entra com acesso próprio e vê só a agenda e a comissão dele, e você enxerga tudo. Quanto cada um recebe sai do cálculo de comissão, que está em como calcular comissão de barbeiro.

O que conferir pra não ter buraco na agenda?

Mais barbeiro significa mais cadeira que pode ficar vazia. Duas conferências por semana ajudam:

1. Olhe a grade de amanhã e veja quais barbeiros estão com horário sobrando.
2. Veja quem teve falta e se o horário foi reaproveitado.

Exemplo hipotético: três barbeiros, 8 horários por dia cada, 24 por dia. Se cada um tem uma falta num sábado, são 3 cadeiras vazias de 24, ou 12,5% do dia. Lembrete antes do horário reduz isso, e como reduzir falta na barbearia mostra como.

Dá pra automatizar?

Dá. O barbearia.app cobra R$ 29,90 por mês com 1 barbeiro, mais R$ 14,90 por barbeiro até 3 (3 barbeiros ficam em R$ 59,70), com 14 dias grátis sem cartão. Mas a lógica funciona sem sistema: grade por barbeiro, serviço por barbeiro, folga por barbeiro. Se o caderno já está apertado, o comparativo de apps ajuda a escolher.

Claudson Paulino
fundador, barbearia.app